Сохранение документа в программе Microsoft Word

В предыдущем уроке мы научились печатать текст в программе Microsoft Word, но мы не поговорили о том, как занести (записать) этот текст в компьютер. Эта операция на компьютерном языке называется «Сохранение». Очень важно сохранять текст правильно и своевременно.

Сохранение в программе Word – это когда при помощи некоторых действий мы из напечатанного текста (документа) делаем файл, который потом можно будет открывать на компьютере, записывать на диск, на флешку, пересылать по Интернету.

Допустим, мне нужно напечатать много текста. За один день я точно не управлюсь. И вот я напечатал какое-то количество текста и решил продолжить печатание завтра. Для того, чтобы это было возможно, мне нужно мой частично готовый текст записать, то есть сохранить, на компьютер. Сделав сохранение, я завтра смогу открыть напечатанный текст и продолжить работу с того места, где остановился.

Если у Вас уже есть опыт работы в других программах (Блокнот, Paint, Microsoft Excel, Photoshop и др.), то с сохранением Вы, скорее всего, уже знакомы. Ведь во всех программах это делается одинаково. Если вкратце, то «Файл» – «Сохранить как...». Сейчас мы разберем эту процедуру подробно и в картинках. Но для начала поговорим о том, как не нужно сохранять текст на компьютере.

Ошибки сохранения

Сохранить текст на компьютер можно несколькими способами. Поговорим о том, как не нужно сохранять. Кстати, правильнее сказать не сохранение текста, а сохранение документа.

Многие люди не сохраняют текст (документ) во время работы, а делают это в конце. Дело в том, что, когда Вы пытаетесь закрыть программу Word, уже напечатав в ней что-нибудь, то выскакивает окошко, в котором компьютер «спрашивает», сохранять ли изменения.

Если нажмете на кнопку «Да», то компьютер откроет новое окошко, в котором нужно выбрать место для документа, дать ему название, а затем нажать кнопку «Сохранить».

Если щелкнете по кнопке «Нет», то компьютер закроет программу Word вместе с текстом, и открыть Вы его уже не сможете. То есть текст безвозвратно исчезнет. А если Вы щелкнете по кнопке «Отмена», то компьютер оставит открытой программу Word вместе с напечатанным текстом. Тем самым программа дает Вам возможность что-то подправить, изменить текст.

Но лучше все-таки сохранять другим способом. И не в самом конце работы над документом, а время от времени. Дело в том, что есть вероятность потери документа. Например, скачок электричества или зависание компьютера. Если вдруг такое произойдет, Ваш текст может не сохраниться на компьютере. Это значит, Вы его потеряете. Кстати, это касается не только программы Word, но и любой другой программы компьютера (Paint, Excel, Photoshop и т.д.).

Как правильно сохранить документ (текст). Инструкция

Для того, чтобы сохранить документ на компьютер, нужно нажать на надпись «файл» в левом верхнем углу программы.

Если Вы работаете в программе Word современной версии (2007-2010), то вместо кнопки «Файл» у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.

Если Вы нажмете на эту кнопку, откроется окошко. В этом окошке нас интересует пункт «Сохранить как...».

или

Нажмите на него. Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает нам выбрать то место, в которое нужно сохранить документ.

Обратите внимание на верхнюю часть этого окошка. Это то место, куда компьютер «собирается» сохранить документ.

Эта часть выглядит следующим образом:

Или вот так:

В примере на картинке компьютер предлагает сохранить документ в «Мои документы» («Документы»). В одном из уроков мы говорили о том, что в «Моих документах» и на «Рабочем столе» лучше ничего не хранить (конечно, если есть альтернатива). Поэтому лучше сохранить документ (текст) на какой-нибудь Локальный диск, например, на Локальный диск D. То есть, нужно в этом окошке вместо папки «Мои документы» («Документы») выбрать Локальный диск D. Для этого нажмите на надпись «Мой компьютер» («Компьютер») с левой стороны.

или

И после этого внутри окошка (в белой его части) откройте нужный Локальный диск, то есть нажмите по нему два раза левой кнопкой мышки.

Если Вы хотите положить документ в какую-то папку, откройте ее в этом же окошке (нажмите по ней два раза левой кнопкой мышки).

После того как Вы выбрали место, в которое хотите сохранить документ, нужно обратить внимание на нижнюю часть окошка. А точнее на пункт «Имя файла». В этой части написано название, под которым документ будет записан в компьютере. В примере на картинке это название – «Doc1». Если оно нам не подходит, то нужно его удалить и напечатать новое, подходящее название.

А теперь последний штрих. Для того, чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку «Сохранить».

Окошко исчезнет - и это будет означать, что текст сохранился в указанное место.

Теперь Вы можете закрыть программу и попробовать найти сохраненный документ на компьютере в том месте, в которое сохранили. Там должен быть файл с напечатанным Вами названием или стандартным названием «Doc1» (Документ 1).

Вот и все! Не забывайте сохранять нужную Вам информацию на компьютер.

Совет: когда Вы печатаете текст (составляете документ), лучше время от времени его сохранять. Напечатали абзац-другой — сохранили. Для такого быстрого сохранения используйте специальную кнопку (вверху программы).

Нажав на эту кнопку, документ перезапишется. То есть тот, уже сохраненный Вами вариант, заменится новым.

Дело в том, что иногда компьютер может зависнуть. Или могут неожиданно отключить электричество. В таких ситуациях велика вероятность того, что несохраненный документ потеряется.

Источник: Neumeka.ru

Автор: Илья Кривошеев